Wydarzenia

Data opublikowania: 2024-05-28

Innowacyjny Samorząd - Gmina Mosina wyróżniona

Gmina Mosina zdobyła wyróżnienie w kategorii gmin miejsko-wiejskich w konkursie Innowacyjny Samorząd organizowanym przez Serwis Samorządowy Polskiej Agencji Prasowej za projekt „Fortask — Skuteczne i nowoczesne narzędzie do zarządzania zespołem i zadaniami w Urzędzie Miejskim w Mosinie”.

https://innowacyjnysamorzad.pap.pl/

O konkursie:

Innowacyjny Samorząd to projekt Serwisu Samorządowego PAP, w którym nagradzane są najbardziej innowacyjne samorządy. Celem konkursu jest promowanie kreatywnych samorządów oraz inspirowanie pozostałych jednostek samorządu terytorialnego do podejmowania działań na rzecz innowacyjności.

Przedmiotem konkursu są nadsyłane przez samorządy opisy zrealizowanych projektów, a głównymi kryteriami oceny – nowatorstwo w skali kraju i rezultaty zastosowanych rozwiązań.

Jak to się zaczęło w Mosinie?

Komunikacja wewnątrz organizacji jest kluczowa dla efektywności i skuteczności w działaniu. Widzą to nie tylko firmy, ale dostrzegł to także Urząd Miejski w Mosinie. Zadania, które są wykonywane na bieżąco i w dłuższym horyzoncie czasowym – wszystkie one wymagają koordynowania i dostosowania do możliwości pracy zespołu. Pozwala to uwolnić czas, który służył wydłużonemu wyszukiwaniu informacji.

Aby efektywnie wykorzystać czas, Gmina Mosina od wiosny 2023 roku (najpierw testowo), a obecnie już w fazie realizacji korzysta z rozwiązania do zarządzania pracą – platformy Fortask.

Burmistrz Gminy Mosina, Dominik Michalak o platformie:

„Z perspektywy Zarządu Gminy Mosina — organizacja pracy, zlecanie i monitorowanie zadań realizowanych przez ponad 100 pracowników Urzędu Miejskiego w Mosinie zebranych w kilkanaście referatów, podzielonych na dwa budynki w dwóch lokalizacjach wymaga odpowiedniej formy i skutecznego narzędzia. Nie jest to łatwe, dlatego szukaliśmy skutecznego, a jednocześnie prostego i rozwojowego rozwiązania, które w jednym miejscu będzie mogło zebrać osoby, powierzyć im zadania i monitorować stan ich realizacji w dowolnym miejscu i czasie, mieć wiedzę na temat postępu ich realizacji czy zagrożonych terminów ich wykonania. Dodatkowym aspektem, który braliśmy pod uwagę przy wyborze narzędzia wspomagającego codzienną pracę, były wyniki kontroli zarządczej, które wskazywały na potrzebę udoskonalenia procesu przepływu informacji i komunikacji w tak dużym zespole. Takim rozwiązaniem okazała się właśnie aplikacja Fortask, która dzięki współpracy z lokalnym przedsiębiorcą działającym w branży IT na terenie gminy Mosina pozwoliła dostarczyć i dopasować narzędzie dla naszego Urzędu i w perspektywie także jednostek organizacyjnych Gminy Mosina.

Aktualnie aplikacja poza Urzędem Miejskim w Mosinie, bardzo dobrze została zaadoptowana w Środowiskowym Domu Samopomocy w Mosinie. Powstał na ten temat case study, w którym opisana jest dobra praktyka wykorzystania tego narzędzia. Pełny tekst znajduje się tutaj:

https://pl.fortask.com/blog/case-srodowiskowy-dom-samopomocy-mosina

Jakub Modrzyński, kierownik ŚDS w Mosinie:

„Dzisiejszy system pracy jest dynamiczny i wymagający, a to oznacza, że trzeba pójść z duchem czasu. Podejście na zasadzie kartki i długopisu lub zwykłej korespondencji mailowej stało się już nieefektywne. Praca z osobami z niepełnosprawnościami sprawia, że ta dynamika rośnie jeszcze bardziej, pojawia się wiele nowych sytuacji, na które trzeba szybko reagować. Dzięki narzędziu standardowe procesy i model naszej pracy udało się poszeregować i utworzyć czytelną strukturę. Nowe zadania łatwo przypisać do konkretnych osób. Nawet będąc poza biurem, nie ma najmniejszego problemu z decyzyjnością i bieżącym przepływem informacji. Na uwagę zasługuje również możliwość „podglądu” dnia przez opiekuna – jest to wygodne dla każdej ze stron i daje np. rodzicowi poczucie kontroli nad tym, co dzieje się z jego dzieckiem. Kadra natomiast może skupić się na innych ważnych czynnościach, oszczędzając w ten sposób czas.

Co ważne — uruchomienie procesu nie zajęło nam wiele czasu. Od samego początku wiedzieliśmy, jaki chcemy osiągnąć efekt, a to znacznie ułatwiało prace wdrożeniowe. Współpraca od samego początku układała się wzorowo. Bez wsparcia zespołu wdrożeniowego Fortask nie osiągnęlibyśmy celu, a na pewno nie w tak krótkim czasie.”

Warto dodać, że w piątej edycji Konkursu Kapituła oceniała ok. 1000 zgłoszeń, które wpłynęły i niezmiernie ciszy fakt, że Gmina Mosina  znalazła się w gronie laureatów tego ogólnopolskiego Konkursu.

fot. Agata Lubowicka