Inwestycje

Data opublikowania: 2026-06-17

Mosina porządkuje procesy z Fortask

Mosina porządkuje procesy z Fortask. Lokalna technologia, samorządowa praktyka i rozwój.

Nowoczesny samorząd to nie tylko inwestycje widoczne w przestrzeni publicznej. To także codzienna praca zespołów, przepływ informacji, odpowiedzialność za zadania, terminy, dokumenty, decyzje i sprawy, które wymagają współpracy wielu osób oraz jednostek. W Gminie Mosina od kilku lat jednym z narzędzi wspierających ten proces jest Fortask — aplikacja do zarządzania zadaniami, projektami i komunikacją wewnętrzną.

Rozwiązanie, które początkowo wspierało organizację pracy w Urzędzie Miejskim w Mosinie, dziś staje się elementem szerszego systemu zarządzania. Fortask pomaga porządkować procesy, usprawniać codzienne działania, monitorować postęp prac i wprowadzać standardy realizowanych zadań. To narzędzie, które odpowiada na bardzo praktyczne potrzeby administracji: mniej rozproszonych informacji, większa przejrzystość zadań, lepsza kontrola terminów i sprawniejsza współpraca między osobami odpowiedzialnymi za konkretne obszary.

Od potrzeby uporządkowania pracy do wyróżnienia w ogólnopolskim konkursie

Wdrożenie Fortask w Gminie Mosina było odpowiedzią na konkretne wyzwania organizacyjne. W dużej strukturze, obejmującej wiele wydziałów, zadań i lokalizacji, samo przekazywanie informacji nie wystarcza. Kluczowe staje się to, aby zadania miały właścicieli, terminy, statusy i czytelną historię realizacji.

To podejście zostało zauważone także poza Mosiną. Projekt „Fortask — skuteczne i nowoczesne narzędzie do zarządzania zespołem i zadaniami w Urzędzie Miejskim w Mosinie” został wyróżniony w konkursie Innowacyjny Samorząd, organizowanym przez Serwis Samorządowy Polskiej Agencji Prasowej. Gmina Mosina otrzymała wyróżnienie w kategorii gmin miejsko-wiejskich, pokazując, że innowacja w samorządzie nie zawsze musi oznaczać spektakularne inwestycje technologiczne. Czasem zaczyna się od lepszej organizacji pracy, konsekwencji i gotowości do zmiany sposobu działania.

Prace nad rozwojem nie kończą się po wdrożeniu

Fortask w Mosinie nie jest zamkniętym projektem, który zakończył się w momencie uruchomienia aplikacji. Przeciwnie — jego największą wartością jest rozwój wynikający z codziennego użytkowania. Każdy kolejny proces, każde nowe zastosowanie i każda jednostka włączana do systemu pokazują, że narzędzie może pracować w różnych obszarach funkcjonowania gminy.

Dziś wdrażanie Fortask obejmuje także jednostki gminne. To kolejny etap budowania wspólnej sieci organizacyjnej, w której zadania, procedury i komunikacja mogą być prowadzone według spójnych standardów. Dzięki temu praca nad sprawami z różnych dziedzin — od usług komunalnych, przez ochronę środowiska, po działania społeczne — staje się bardziej uporządkowana, czytelna i łatwiejsza do koordynowania.

Wprowadzamy standardy realizowanych zadań. Automatyzujemy powtarzające się czynności. Ograniczamy chaos informacyjny. Porządkujemy procesy, które wcześniej często opierały się na wielu kanałach komunikacji, odrębnych plikach, wiadomościach mailowych i indywidualnych notatkach.

Case study: PUK, Wydział Ochrony Środowiska i Środowiskowy Dom Samopomocy

Film przygotowany we współpracy Gminy Mosina i Fortask pokazuje przykłady wykorzystania aplikacji w praktyce. W Przedsiębiorstwie Usług Komunalnych aplikacja wspiera porządkowanie działań operacyjnych, ułatwia koordynację pracy i pomaga zachować większą kontrolę nad zadaniami realizowanymi w terenie oraz w administracji.

W Wydziale Ochrony Środowiska Fortask pomaga zarządzać sprawami wymagającymi terminowości, przepływu informacji i współpracy między osobami odpowiedzialnymi za różne etapy działań. To obszar, w którym liczba tematów, zgłoszeń i procedur wymaga szczególnej dyscypliny organizacyjnej.

W Środowiskowym Domu Samopomocy aplikacja wspiera pracę zespołu w środowisku, w którym dobra komunikacja, czytelny podział obowiązków i szybka reakcja na bieżące sytuacje mają szczególne znaczenie. Uporządkowanie procesów pozwala pracownikom sprawniej planować działania i skupić się na zadaniach związanych z codziennym funkcjonowaniem placówki.

Te trzy przykłady pokazują, że Fortask nie jest narzędziem przypisanym wyłącznie do jednego rodzaju pracy. Jego siłą jest elastyczność i możliwość dopasowania do różnych struktur, zespołów oraz obszarów działania.

Technologia z Mosiny dla Mosiny

W tym projekcie ważny jest jeszcze jeden wymiar: lokalny. Fortask to rozwiązanie tworzone przez Prograte Sp. z o.o., spółkę działającą w Mosinie i należącą do Grupy Impakt. Oznacza to, że Gmina Mosina korzysta z technologii rozwijanej przez przedsiębiorstwo funkcjonujące na jej terenie.

To przykład współpracy samorządu z lokalnym biznesem technologicznym. Po jednej stronie jest urząd i jednostki gminne, które potrzebują narzędzia dopasowanego do specyfiki pracy administracji. Po drugiej — firma, która rozumie procesy organizacyjne, rozwija produkt i może reagować na potrzeby użytkowników. Mosina nie tylko korzysta z innowacji, ale także ma udział w środowisku, w którym takie rozwiązania powstają.

Lepsza organizacja to lepsza jakość pracy

W administracji publicznej efektywność nie jest abstrakcyjnym pojęciem. Przekłada się na czas pracy, jakość komunikacji, przejrzystość odpowiedzialności i sprawność realizacji zadań. Dobre narzędzie nie zastępuje ludzi, ale pozwala im pracować w bardziej uporządkowany sposób.

Fortask wspiera właśnie ten kierunek. Dzięki temu codzienna praca może być mniej rozproszona, a bardziej przewidywalna. To szczególnie ważne w samorządzie, gdzie wiele zadań wymaga współpracy różnych osób, wydziałów i jednostek. Rozwój Fortask w Gminie Mosina pokazuje, że cyfryzacja administracji nie polega wyłącznie na wdrażaniu nowych systemów. Polega także na zmianie nawyków organizacyjnych, budowaniu wspólnych standardów i konsekwentnym porządkowaniu procesów.

Mosina rozwija rozwiązanie, które zaczęło się od potrzeby lepszej organizacji pracy, zostało docenione w ogólnopolskim konkursie, a dziś znajduje zastosowanie w kolejnych jednostkach i branżach.

Agata Lubowicka